insights by infactory in-factory GmbH MS Excel 2013 – Pivot und berechnete Felder

Die 3 Faktoren Leistung, Zeit und Kosten sind die Basis für ein erfolgreiches IT-Projektmanagement. Wir bei in-factory GmbH bringen die Expertise der zielgerichteten Planung für eine gelungene Projektumsetzung mit zu unseren Kunden.

MS Excel kann ein hilfreiches Werkzeug im Projektmanagement sein, da es viele Arbeitsschritte erleichtern oder automatisieren kann. Die Pivot-Funktion ist insbesondere beim Reporting praktisch, da hiermit auch größere Datenbestände ohne viel Vorbereitung einfach und übersichtlich dargestellt und zusammengefasst werden können. Hierbei hilft es oft, berechnete Felder direkt in der Pivot zu nutzen, um sich das Anlegen von Hilfsspalten in der Original-Tabelle zu sparen.

Wie wird eine PivotTable angelegt?

Als Beispiel wird ein Report über die bisherige Auftragssituation von Mitarbeiter:innen, die in verschiedenen Teams eingesetzt sind, erstellt. Die Ausgangstabelle sieht aus wie folgt:

Excel-Pivot-Ausgangstabelle

Über den Reiter „Einfügen“ –> PivotTable lässt sich eine leere Pivot an gewünschter Stelle einfügen:

Excel-Einfuegen-PivotTable

Bei der Auswahl der zu analysierenden Daten ist es wichtig, auch die Überschriften der Quelltabelle mit auszuwählen (nicht nur die Werte). Danach wird angegeben wo die Pivot platziert werden soll – in diesem Fall auf einem neuen Arbeitsblatt:

Excel-Pivot-erstellen

Danach fügt man die einzelnen Felder einfach per Drag & Drop an entsprechender Stelle (Filter – Spalten – Zeilen – Werte) zu der Pivot hinzu:

Excel-Pivot-DragDrop

Wie wird ein berechnetes Feld angelegt?

Als Erweiterung soll nun neben der Angabe der Beauftragung in Tagen auch die Gesamtsumme pro Auftrag angezeigt werden. Hierzu wird in der Pivot ein berechnetes Feld eingesetzt. Im Reiter „Pivottable-Tools“ (wird nur angezeigt, wenn die Zellenauswahl innerhalb der Pivot-Tabelle liegt) wählt man im Reiter „Analysieren“ über den Punkt „Felder, Elemente und Gruppen“ das berechnete Feld aus. Danach wird ein Name vergeben (im Beispiel „Summe“) und gibt die entsprechende Formel ein (im Beispiel „=’Beauftragung in Tagen’* Tagessatz“). Die Feldauswahl kann über die Auswahl unten über „Feld hinzufügen“ erfolgen, es kann nach Bedarf aber z.B. auch mit Zahlen (Addition, Subtraktion, etc.) gearbeitet werden. Über „Hinzufügen“ wird das berechnete Feld gespeichert und man kann es nun über Drag&Drop zu der Pivot-Tabelle hinzufügen.

Excel-Pivot-Berechnetes-Feld-einfuegen
Excel-Pivot-Summe-Berechnetes-Feld

Autorin: Roxana Trieb

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