insights by infactory in-factory GmbH OpenSpace und Hackday bei in-factory

Bei der in-factory treffen sich alle Mitarbeitende zweimal im Jahr zur Weiterbildung bzw. zum Teamevent, das entweder ein oder zwei Tage in einem Hotel stattfindet.

In der Vergangenheit wurden dort zumeist Präsentationen der Mitarbeiter*innen zu kundenspezifische IT-Themen vorgestellt. Jeder Mitarbeitende sollte einen Vortrag vorbereiten, weder Themen noch Referent*in waren frei wählbar.

Durch die Ideen von neuen Arbeitsformen sowie agiler Softwareentwicklung starteten wir im Jahr 2014 mit den ersten kleinen Änderungen im Ablauf und in der Organisation, damit mehr Mitarbeiter aktiv am Programm involviert waren und Vortragende wurden. Ein erster Tagesordnungspunkt war der „5-Minuten-Ruhm“. Jede*r Mitarbeiter*in und jedes Projekt hatte 5 Minuten Zeit, ein neues Feature, eine Erkenntnis oder einen Erfolg zu präsentieren.

Der Hackday

Nach zwei Jahren mit kleinen Veränderungen folgte der erste große Umbruch durch die Einführung des Hackdays (auch bekannt als Hackathon).

Der zweite Tag sollte nicht mehr mit Frontalpräsentationen gefüllt werden, sondern wurde als Hackday organisiert. Den Mitarbeiter*innen wurde einige Tage vorher das Thema sowie eine kurze Beschreibung mitgeteilt:

Welche Aufgabe der Mitarbeitende übernehmen möchte, soll nach Interesse, Vorkenntnissen, Lust auf Neues oder Neigung eigenverantwortlich ausgewählt werden. Themen können allein oder als Team bearbeitet werden. Entscheidend ist, dass am Ende des Tages etwas Vorzeigbares entsteht.

Es gibt Aufgaben, die in den sechs Stunden Zeit wahrscheinlich nicht fertig werden bzw. die Vorbereitungen benötigen. Deshalb bietet es sich an, ein Thema im Vorfeld auszusuchen und kleine vorbereitende Task vorher zu erledigen.

Die Aufgaben sind breit gestreut und reichen von Software hacken, Texte schreiben bis Folien erstellen. Jede*r sollte etwas Passendes finden. Weitere Aufgaben können gerne vorgeschlagen werden.

Auszug aus der E-Mail an alle Mitarbeiter zum Ablauf des Hackdays

Mit dem Feedback aus dem Tag wurden in der Folge weitere erfolgreiche Hackdays durchgeführt. Sie sind bis heute ein fester Bestandteil der Workshoptage.

OpenSpace

Nach zwei weiteren Jahren stand dann der nächste große Umbruch an. Der erste Tag mit geplanten Vorträgen wurde durch das OpenSpace Format ersetzt.

Auch hier wurden den Teilnehmenden per E-Mail die Änderungen kurz erläutert.

Der Ablauf ist dieses mal etwas anders und wir denken, das alle zufriedener sind und mehr Spass haben. Es ist ein Experiment.

Wie ihr im Wiki [Link zum Firmenwiki] seht, hat der erste Workshoptag kein Programm, sondern nur ein Zeitraster. Das Programm erarbeiten wir gemeinsam und es werden 2 bis 3 Tracks parallel stattfinden. Die Organisationsform findet man als OpenSpace und die Idee ist, die Gespräche in Kaffeepausen auf Konferenzen zu systematisieren und über den ganzen Tag zu verteilen.

Ein Grundsatz ist auch, alle sind Teilnehmende und Vortragende. Deshalb kann jeder sein Anliegen morgens im Plenum vorstellen und mit anderen eine Session halten. Die Anliegen können vorbereitete Vorträge sein, ebenso kann eine Frage, ein Problem oder ein Anliegen gestellt und Hilfe gesucht werden.

Im Wiki stehen unter Themensammlung [Link zum Firmenwiki] schon einige Anliegen. Das ist aber keine Voraussetzung, um eine Session anbieten zu können.

Auszug aus der E-Mail an alle Mitarbeiter zum Ablauf des Open Space

Ablauf im OpenSpace

Nach dem ersten Experiment mit OpenSpace war das Feedback der Teilnehmer durchweg positiv. Seitdem führen wir Workshops ausschliesslich in diesem Format durch.

Der Workshop beginnt mit einer kurzen Einführung in OpenSpace. Dazu werden zu Beginn der ersten Session Poster (*) mit den wichtigsten Prinzipien im Konferenzraum verteilt und mit Hilfe dieser Zeichnungen die Prinzipien erklärt.

Der Fahrplan für den Tag wird an der Themenwand bzw. Marktplatz erstellt. Am Morgen stehen nur die Uhrzeiten und die Räume auf der Themenwand. Teilnehmende stellen hintereinander ein Thema bzw. ihr Anliegen der Gruppe vor. Das grundsätzliche Interesse wird abgefragt und mit dem Wissen ein entsprechender Raum und die Uhrzeit festgelegt. Am Ende stehen alle Anliegen auf der Themenwand und damit ist der Fahrplan für den Tag festgelegt.

(*Foto) Poster der Firma Neuland.

Autor: Marc Gehling

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